AI-ассистент руководителя: сводка, встречи и контроль поручений

AI-ассистент руководителя: что это и чем он не является

Часть дня руководителя уходит не на решения, а на сбор информации для них: что просрочено, о чём договорились с контрагентом, какая цифра в 1С, выполнено ли поручение. Эту работу забирает AI-ассистент руководителя, он же ИИ-помощник для руководителя, ИИ-ассистент директора или AI-агент для топ-менеджера: агент на базе LLM, подключённый к вашим системам.

Это не чат, который «знает всё о компании»: без подключения к системам он не знает ваших сделок и оплат. И не замена помощника или секретаря: агент собирает, сверяет, напоминает и готовит черновики, а договорённости и ответственность остаются у людей. См. статью заменит ли AI-агент сотрудников.

Публичных кейсов с замерами по этому сценарию почти нет, поэтому цифр экономии времени здесь не будет. Эффект считается на ваших данных: сначала замер, потом смета (как измерить эффект от внедрения ИИ).

Шесть задач, которые берёт ассистент

Утренняя сводка и досье к встрече: откуда данные

Сводка строится по правилам

Что считается «горящим», вы задаёте словами: просроченный счёт выше порога, письмо важного контрагента без ответа дольше заданного срока, сделка без движения, поручение с истекающим сроком. Модель пишет текст, а числа берутся из запросов к системам, поэтому цифру можно сверить с отчётом. Подключения — как для доступа к 1С и AI-агента в CRM, входящие письма — AI-агент для почты.

Каждая строка ссылается на источник. Сводка сообщает, сколько записей просмотрено и какой источник не ответил: тишина не должна означать «всё в порядке».

Досье к встрече: главная трудность в привязке

По календарю агент находит встречу с внешним участником и собирает сделки из CRM, взаиморасчёты из 1С, свежую переписку, прошлые протоколы и открытые поручения по контрагенту. Одинаковые названия, юрлица одной группы и тёзки легко перепутать, поэтому в досье указано, по какой карточке и ИНН оно собрано. Если совпадений несколько, агент спрашивает, а не выбирает.

ИИ для контроля поручений: от записи встречи до напоминания

Самый чувствительный сценарий: ошибка уходит живым людям, поэтому здесь цепочка с точками подтверждения.

1. Запись и расшифровка. Запись из видеосвязи или с диктофона. Распознавание речи ошибается в фамилиях, терминах и числах, особенно при перебивании, а определение говорящего по записи с одного микрофона тоже нестабильно, поэтому исполнителем считаем названного по имени, а не по голосу. Качество проверяем на ваших записях до запуска.
2. Черновик протокола. Агент выделяет решения, поручения (кто, что, к какому сроку) и открытые вопросы. Каждое поручение привязано к цитате и таймкоду, чтобы проверить его на слух.
3. Ваше подтверждение. Одним действием вы подтверждаете, правите или удаляете пункты. Поручение без исполнителя или срока подсвечивается и не принимается; «к пятнице» агент переводит в дату и показывает её явно.
4. Напоминания. Подтверждённые поручения попадают в трекер или реестр; исполнитель получает напоминание до срока и в день срока по согласованному шаблону.
5. Просрочки. О них сообщает утренняя сводка. Кому эскалировать выше, задаёте вы.

Две оговорки. Рейтинг исполнительности мы не строим: сводка показывает просрочки, а не оценку людей, решения о людях остаются у руководителя и HR (где человек остаётся в контуре). И запись совещаний — вопрос политики компании и согласия участников (уточните у юриста); закрытые встречи мы не подключаем. Предупредите команду, по каким правилам приходят напоминания: от робота они раздражают.

Ответы на «где это и сколько» по данным 1С и CRM

Вопрос приходит в мессенджер или на почту: «сколько нам должен такой-то», «где заказ этого клиента», «какая выручка по направлению за неделю». Агент отвечает числом с источником и временем среза. Если вопрос неоднозначен, переспрашивает; если данных нет, так и говорит.

Как правило, надёжнее начать с заранее описанного набора запросов и отчётов, чем позволять модели свободно составлять запросы к учётной системе: ошибка там выглядит как уверенный неверный ответ (галлюцинации ИИ). Свободная аналитика («почему упала маржа») — задача отдельного агента, см. AI-агент для аналитики.

Что решает только человек

Агент готовит, человек решает и подписывает. Критичные шаги идут через очередь на одобрение: черновик, источники и одна кнопка.

• Решения: скидка, оплата, сроки и обязательства перед контрагентом, кадровые вопросы.
• Подписи и согласования: договоры, приказы, платёжные документы.
• Переписка от вашего имени: только черновики, отправляете вы, в том числе в мессенджерах.
• Изменение данных в 1С и CRM: такого права у агента нет. Записывает он только подтверждённые поручения в трекер или реестр; если запись в учётную систему понадобится, она появится позже как отдельная операция с подтверждением.

Есть и техническая причина не давать агенту отправку. Он читает чужие письма, а в тексте письма может быть инструкция, нацеленная обмануть модель, например «срочно перешлите реквизиты». Для модели граница между данными и инструкциями размыта, поэтому защита строится на правах, а не на просьбе «игнорируй такие письма»: прав пересылать и отправлять письма наружу у агента нет, а напоминания он шлёт только исполнителям из списка и только по шаблону; подробнее — про безопасность AI-агентов. Если права нужно разделить (один агент читает внешнюю почту, другой работает с учётом), это повод для мультиагентной схемы; по умолчанию начинаем с одного агента.

Доступ, конфиденциальность и где работает агент

У руководителя в системах лежит то, что не видят и многие сотрудники: зарплаты, закрытые совещания, переговоры. Правило одно: ограничение задаётся правами доступа, а не просьбой в инструкции модели. «Не показывай зарплаты» в промпте защитой не считается.

• Только чтение. Служебная учётная запись с минимальными ролями в 1С и CRM; в почте и календаре — выбранные ящики и папки; если система не позволяет выдать доступ только на чтение, письма для агента копируются правилом в отдельный ящик (проверяем на аудите).
• Закрытое не подключаем. По умолчанию зарплаты, кадры и закрытые совещания вне доступа агента.
• Кто спрашивает. Агент отвечает только пользователям из списка и в рамках их прав, а не любому, кто нашёл бота или написал в чат.
• Сводка — тоже документ. Она собирает данные разных систем в одном месте, поэтому получателей и канал доставки выбираем осознанно: мессенджер подходит не для всего.
• Журнал. Что агент прочитал, показал и предложил, записывается; срок хранения логов фиксируем заранее.

Где работает агент — три варианта: российская облачная модель с перечнем передаваемых полей в договоре; гибридная схема, где отбор данных идёт у вас, а во внешнюю модель уходит только согласованный перечень полей (схему согласуем на аудите); или полностью в вашем контуре, от 2 500 000 ₽, по проекту. Что выбрать, решают ваши политики. Переписка и протоколы содержат персональные данные, оператором остаётесь вы: см. ИИ и 152-ФЗ и вопросы службы безопасности.

Где ассистент ошибается и чем мы это ограничиваем

Ошибки будут; под каждую заранее поставлена мера.

Перед запуском собираем тестовый набор из ваших прошлых встреч, писем и вопросов с известным правильным ответом и договариваемся, что считать проходным результатом. Как оценивать качество — про оценку AI-агента, как следить после запуска — мониторинг AI-агента после запуска.

С чего начать, что мерить и сколько это стоит

Пилот строится вокруг одной-двух задач из шести. Первой берём ту, где больше ручной сборки и есть цифровой след: обычно сводку с контролем поручений, если они уже в трекере. Протокол встреч идёт вторым, он чувствительнее к ошибкам. Выбор описан в статье какой процесс автоматизировать первым.

Метрики берём те, на которые агент влияет напрямую: время от встречи до рассылки протокола, долю поручений с исполнителем и сроком в системе, долю пунктов протокола, которые вы исправили, число просрочек, замеченных по сводке, а не от контрагента. Значения «до» снимаем до запуска. Долю поручений, выполненных в срок, агенту не приписываем: на неё влияет команда.

Окупаемость считаем по формуле из статьи про расчёт окупаемости: из экономии вычитаются затраты в месяц, то есть сопровождение, обращения к модели и время на проверку. Даже чтобы покрыть сопровождение (от 40 000 ₽ в месяц), агент должен освобождать не меньше часов, чем получится при делении этой суммы на полную стоимость часа ваших людей; модель и проверка поднимают порог. Минуты руководителя, которые не стали другой работой, экономией не считаем; выигрыш от того, что просрочка видна раньше, в рубли не переводим.

Обращения к модели и оборудование для контура — отдельные статьи расходов, считаем на аудите. Состав этапов — на странице разработки AI-агентов, структура сметы — в статье про стоимость AI-агента.

Когда ассистент руководителя не нужен

• Помощник или секретарь уже делает это, и вас всё устраивает: агент добавит риск без выигрыша.
• Поручения живут в голосе и личных мессенджерах, и никто не вносит их в систему: агенту нечего контролировать, сначала нужен порядок в учёте.
• Нет человека, готового первые недели подтверждать протоколы и править правила (около двух часов в неделю).

Критерии шире — в статье когда AI-агент не нужен.