ИИ-секретарь: протокол совещания, решения и поручения без ручной работы
ИИ-секретарь расшифровывает совещания, планёрки и звонки, составляет протокол по шаблону компании, выделяет решения, сроки и ответственных и ставит поручения в ваш трекер задач. Записи и протоколы хранятся у вас, по ним работает поиск.
Что делает ИИ-секретарь
Совещание заканчивается, и начинается вторая работа: кто-то пишет протокол, рассылает его, заводит задачи, а через неделю выясняется, что половина поручений потерялась. ИИ-секретарь забирает эту вторую работу. Он получает запись встречи (из видеозвонка, диктофона или телефонии), расшифровывает её с разделением по говорящим, составляет протокол по вашему шаблону и выделяет то, ради чего встреча проводилась: решения, поручения, сроки, ответственных.
Дальше секретарь действует как AI-агент: ставит задачи в трекер, рассылает протокол участникам, напоминает исполнителям о сроке и собирает статус к следующей встрече. Человек подтверждает протокол перед отправкой: ошибка в формулировке решения стоит дорого, поэтому последнее слово за участником.
Возможности
Расшифровка
Разделение по говорящим, тайм-коды, словарь терминов и имён компании, чтобы «Иванов» не превращался в «Иванова».
Протокол по шаблону
Повестка, обсуждение, решения, поручения, открытые вопросы. Шаблон ваш, формулировки деловые, без воды.
Поручения в задачи
Задача исполнителю с дедлайном и ссылкой на фрагмент записи. В Битрикс24, Jira, YouTrack или другой трекер.
Контроль исполнения
Напоминания исполнителям, сводка по статусам к следующей встрече, список просроченных.
Поиск по встречам
«Что решили по поставщику в сентябре?» — ответ со ссылкой на запись и фрагмент расшифровки.
Звонки с клиентами
Краткое содержание разговора в карточку CRM, договорённости и следующий шаг. Подробнее о контроле звонков: ИИ для контроля качества звонков.
Где секретарь берёт записи
| Источник | Как подключается | Что учесть |
|---|---|---|
| Видеозвонки (российские сервисы ВКС, Telemost и другие) | Запись встречи из сервиса или бот-участник, если сервис это позволяет | Участников предупреждаем о записи; правило фиксируем в политике |
| Очные совещания | Диктофон или приложение на телефоне, файл загружается в секретаря | Качество записи важнее модели: один микрофон в центре стола |
| Телефония | Записи из АТС по API | Уведомление о записи разговора по закону |
| Голосовые сообщения в мессенджерах | Пересылка боту | Короткие договорённости и поручения на ходу |
Распознавание речи и языковая модель могут работать в российском облаке без VPN или в вашем контуре, если записи не должны покидать компанию. Варианты описаны на странице ИИ в контуре компании.
Качество протокола: что влияет и как проверяем
- Качество записи. Основная причина ошибок. Один хороший микрофон даёт больше, чем смена модели.
- Словарь компании. Имена, названия проектов, продуктов и контрагентов загружаются заранее, иначе они распознаются с ошибками.
- Шаблон протокола. Чем точнее описано, что считается решением, а что обсуждением, тем меньше правок.
- Подтверждение человеком. Протокол уходит участникам после проверки ведущим. На это уходит две-три минуты вместо часа.
До запуска прогоняем секретаря на десяти-двадцати ваших реальных записях и сравниваем с протоколами, которые писали люди. Фиксируем долю верно выделенных решений и поручений как порог приёмки. Методика проверки описана в статье «Как оценить качество AI-агента».
Данные, записи и согласия
Записи встреч содержат персональные данные и коммерческую информацию, поэтому порядок работы с ними прописывается до запуска: кто имеет доступ к записям и расшифровкам, сколько они хранятся, как участники уведомляются о записи. Для звонков с клиентами действует требование уведомления о записи. Хранение организуем у вас: в вашем облаке или на ваших серверах; перечень данных, передаваемых модели, фиксируется в договоре. Требования закона разобраны в статье «ИИ и персональные данные».
Три сценария, с которых обычно начинают
Еженедельная планёрка
Один шаблон, одни участники, поручения в один трекер. Самый быстрый старт: через неделю команда перестаёт спорить, кто что обещал.
Встречи с клиентами
Краткое содержание и договорённости в карточку сделки, следующий шаг как задача менеджеру. Руководитель продаж видит, что происходит в переговорах, не слушая записи.
Совет директоров и управленческие совещания
Формальный протокол по утверждённому шаблону, контроль исполнения решений, поиск по архиву. Требования к конфиденциальности выше, поэтому чаще в контуре.
Во всех трёх случаях секретарь не заменяет ведущего встречи: повестку и решения формулируют люди, секретарь фиксирует, оформляет и следит за исполнением. Как ассистент руководителя собирает сводки и поручения из других источников, описано на странице AI-ассистент руководителя.
Что подготовить до старта
Десять-двадцать записей реальных встреч с протоколами, которые писали люди: по ним проверяем качество до запуска. Шаблон протокола, если он есть; если нет, соберём на аудите из ваших лучших протоколов. Список имён, проектов и терминов для словаря. И ответ на вопрос, в какой трекер должны попадать поручения и кто подтверждает протокол перед рассылкой.
Этапы внедрения
- Аудит, 5-7 рабочих дней. Считаем число встреч и звонков, время на протоколы и контроль, определяем источники записей и трекер.
- Шаблоны и словарь. Шаблон протокола, правила выделения решений и поручений, словарь имён и терминов.
- Сборка, 3-4 недели. Подключение источников записи, трекера, календаря; протокол и задачи; поиск по встречам.
- Проверка. Прогон на реальных записях, сравнение с протоколами людей, порог приёмки.
- Запуск. Сначала одна команда или один тип встреч, затем расширение.
Стоимость ИИ-секретаря
| Вариант | Что входит | Стоимость |
|---|---|---|
| Аудит встреч и звонков | Расчёт времени и эффекта, источники, ТЗ | 50 000 ₽, засчитывается в проект |
| Секретарь для одной команды | Один источник записей, протокол по шаблону, задачи в один трекер | от 200 000 ₽ |
| Секретарь для компании | Несколько источников, телефония и CRM, поиск по встречам, контроль исполнения, роли | от 800 000 ₽ |
| Сопровождение | Словарь, шаблоны, разбор ошибок, отчёт | от 40 000 ₽ в месяц |
Расходы на распознавание речи и модель зависят от числа часов записей в месяц и считаются отдельно. Из чего складывается смета, объяснено в статье «Сколько стоит AI-агент». Практическое руководство по настройке протоколов есть в статье «Протокол совещания с помощью ИИ».
Ценность секретаря не в расшифровке, а в том, что ни одно поручение не теряется между встречами: оно превращается в задачу с датой в ту же минуту.
Частые вопросы
Чем ИИ-секретарь отличается от сервисов транскрибации?
Транскрибация даёт текст. Секретарь даёт протокол по вашему шаблону, выделенные решения и поручения, задачи в трекере и напоминания. Текст — только первый шаг.
Насколько точно он выделяет решения и поручения?
Зависит от качества записи и шаблона. До запуска проверяем на ваших записях и фиксируем порог приёмки. Протокол подтверждает ведущий перед рассылкой.
Можно ли, чтобы записи не уходили из компании?
Да: распознавание речи и модель устанавливаются в вашем контуре. Хранение записей и расшифровок в любом случае организуется у вас.
С какими трекерами и сервисами видеозвонков работает?
С трекерами через API: Битрикс24, Jira, YouTrack и другие. Источники записей: российские сервисы ВКС, диктофон, телефония, мессенджеры. Конкретный набор проверяем на аудите.
Нужно ли предупреждать участников о записи?
Да. Для звонков с клиентами это требование закона, для внутренних встреч — правило, которое фиксируется в политике использования ИИ. Мы помогаем её составить.
Сколько стоит ИИ-секретарь?
Аудит 50 000 ₽ с зачётом в проект, секретарь для одной команды от 200 000 ₽, для компании от 800 000 ₽, сопровождение от 40 000 ₽ в месяц. Распознавание и модель оплачиваются по объёму записей.
Можно ли начать с одной команды, а не со всей компании?
Да, так и советуем: одна планёрка, один шаблон, один трекер. Через две-три недели по отчёту видно, сколько поручений перестало теряться, и дальше секретарь подключается к другим встречам и к звонкам с клиентами без переделки.
Работает ли секретарь с плохой записью?
Хуже. Качество записи — главный фактор. На аудите проверяем ваши реальные записи и говорим честно, что нужно изменить: микрофон, расположение, правила встречи.
Сколько часов в неделю уходит на протоколы и «кто что обещал»?
На аудите за 5-7 дней посчитаем на ваших встречах: сколько времени тратится на протоколы и контроль поручений и какую часть заберёт ИИ-секретарь.
Оставить заявку