Какой процесс автоматизировать первым
От выбора первого процесса зависит больше, чем от выбора подрядчика: удачный даёт результат за месяц и открывает бюджет на следующие, неудачный закрывает тему на год.
Пять критериев
- Объём. Операция выполняется сотни раз в месяц. На меньших объёмах экономия не покроет сопровождение.
- Правила. Процесс выполняется по описываемым правилам, а не по чутью.
- Проверяемость. Есть способ понять, что результат верный.
- Данные. Всё нужное лежит в системах, а не в головах.
- Владелец. Есть человек, которому улучшение нужно лично.
Процесс, проходящий все пять, — хороший кандидат. Проходящий три — рискованный. Меньше — плохой, каким бы болезненным он ни был.
Матрица отбора
| Низкая сложность | Высокая сложность | |
|---|---|---|
| Высокий эффект | ✓ Начинать здесь | Второй заход, после первого успеха |
| Низкий эффект | — Не стоит внимания | — Не браться |
Сложность здесь — не про технологию, а про число систем, исключений и согласующих. Процесс, где участвуют четыре отдела, сложен независимо от того, какая модель под капотом.
Частая ошибка: взять самое болезненное
Логика «автоматизируем то, что больше всего мешает» звучит разумно и подводит чаще всего. Самый болезненный процесс обычно болезнен именно потому, что сложный: много исключений, размытые правила, несколько отделов, никто не отвечает целиком.
Первый пилот нужен не для того, чтобы решить главную проблему. Он нужен, чтобы пройти цикл до конца, получить измеримый результат и понять свою скорость.
Главную проблему берите вторым заходом, когда уже знаете, как у вас проходят внедрения.
Хорошие кандидаты для первого раза
- Первичная обработка входящих обращений или заявок
- Распознавание и сверка входящих документов
- Ответы по внутренней базе знаний
- Контроль сроков и отклонений
- Подготовка регулярных сводок
У всех общее: большой объём, понятные правила, проверяемый результат и один владелец.
Как оформить выбор
Выпишите три-четыре кандидата и оцените каждый по пяти критериям. Обычно после этого лидер очевиден — и часто это не тот процесс, с которого хотели начать. Мы делаем ровно это на аудите, и итог фиксируем в техзадании.
Частые вопросы
Можно ли автоматизировать сразу несколько процессов?
В первом заходе не стоит. Пока один цикл не пройден до конца, вы не знаете ни своей скорости, ни реального состояния данных.
А если самый болезненный процесс и есть самый объёмный?
Тогда посмотрите, можно ли выделить из него кусок: не весь процесс, а один шаг. Это часто возможно и снимает сложность.
Сколько кандидатов рассматривать?
Три-четыре достаточно. Больше — начинается анализ ради анализа.
Что если ни один процесс не проходит по критериям?
Значит, сейчас не время внедрять, и честный вывод — заняться данными и описанием процессов. Мы такой вывод на аудите выдаём.
Отберём кандидатов вместе
На аудите разбираем три сценария по этим критериям и считаем окупаемость каждого.
Оставить заявку