Как заказать AI-агента: что подготовить до обращения к разработчику

С чего начинается заказ AI-агента: с процесса, а не с технологии

Чаще всего обращение к разработчику звучит как «хотим AI-агента» или «сделайте нам чат-бота на нейросети». Это не задача, а название инструмента. Подрядчик в таком случае вынужден угадывать, что именно вы хотите автоматизировать, и либо задаёт много вопросов, либо присылает типовое предложение, которое подходит всем и поэтому не подходит никому.

Хорошая заявка описывает не агента, а работу, которую он должен делать: кто и откуда её получает, что с ней делает, какое решение принимает и что считается готовым результатом. Если эту работу можно показать на пяти реальных примерах, разговор с разработчиком займёт полчаса, а не три встречи. Если нельзя, то начинать нужно не с заказа, а с разбора процесса. Выбор первого процесса отдельно разобран в статье «Какой процесс автоматизировать первым».

Ниже пять вещей, которые стоит подготовить. Всё это можно уместить в один документ на две-три страницы. Он не заменяет техническое задание, но делает его написание быстрым и недорогим.

1. Описание процесса: что происходит сейчас

Опишите процесс так, как он идёт сегодня, без пожеланий о том, как должно быть. Для этого достаточно ответить на несколько вопросов.

• Что запускает процесс: письмо, звонок, заявка в CRM, документ в папке, наступление даты.
• Кто выполняет работу сейчас и сколько человек, на какую долю времени. Не «вся бухгалтерия», а «двое сотрудников, примерно половина рабочего дня каждого» (оценка тоже подходит, главное её так и пометить).
• Какие шаги внутри: что человек открывает, что сверяет, какие системы использует, куда записывает результат.
• Где принимается решение: по какому правилу сотрудник решает «да» или «нет», и кто утверждает спорные случаи.
• Что считается результатом: закрытая заявка, отправленное письмо, внесённая запись, согласованный документ.
• Что идёт не так: типичные ошибки, исключения, случаи, когда сотрудник идёт за советом к руководителю.

Последний пункт ценнее всего. Агент хорошо справляется со стандартным потоком, а риск и стоимость проекта определяют исключения. Если вы знаете, что в одном обращении из десяти нужна нестандартная реакция, скажите об этом сразу: это повлияет и на архитектуру, и на точки передачи человеку. Подход к таким точкам описан в статье про участие человека в работе агента.

2. Примеры реальных случаев

Самое полезное, что вы можете передать разработчику, это не презентация компании, а двадцать-тридцать реальных случаев из процесса: обращения, письма, документы, строки из таблиц. С них начинается проверка идеи и позже строится набор для проверки качества.

• Типичные случаи — большая часть потока, на которой агент должен работать без участия человека.
• Сложные случаи — те, где сотрудники сомневаются или спорят между собой. Их стоит отдельно пометить.
• Случаи с ошибками — когда что-то уже пошло не так и пришлось исправлять. Они показывают, какой ценой ошибка обходится бизнесу.

Данные нужно обезличить: убрать имена, телефоны, реквизиты и всё, чего подрядчику видеть не нужно. Если процесс связан с персональными данными, заранее решите, кто является оператором и как они будут передаваться, см. ИИ и 152-ФЗ. Как подготовить сами данные к работе, описано в статье «Подготовка данных для ИИ».

3. Метрика: как вы поймёте, что получилось

Без метрики «получилось» превращается в вопрос вкуса. Метрика должна быть измеримой на ваших данных до запуска и после него. Типовые варианты:

Отдельно укажите допустимый уровень ошибок. «Без ошибок» обещать нечестно ни вам, ни подрядчику, а вот «ошибки допустимы в таких-то случаях и недопустимы в таких-то» заказать можно. Как это измерять, объясняет статья «Как измерить эффект от ИИ», а перевод в деньги — «Расчёт окупаемости AI-агента».

4. Доступы и системы: куда агента нужно подключить

Агент полезен, когда работает внутри ваших систем. Поэтому подготовьте перечень того, с чем ему придётся иметь дело, и ответьте на вопросы о каждой системе.

• Что это за система (версия 1С, CRM, почтовый сервер, таблицы, самописная программа) и кто за неё отвечает.
• Есть ли программный интерфейс (API, веб-сервисы, обмен файлами), или придётся работать через интерфейс пользователя.
• Какие права нужны агенту: только чтение или ещё и запись, и можно ли выделить для него отдельную учётную запись с ограниченным доступом.
• Есть ли тестовая копия системы. Без неё проверять запись данных придётся на боевой базе, а это почти всегда плохая идея.
• Кто на вашей стороне даст доступ и сколько на это уйдёт времени.

Последний пункт недооценивают чаще всего: проекты задерживаются не из-за модели, а из-за того, что выдача доступа в крупной компании занимает недели. Если у вас самописная система, прочитайте «Интеграция ИИ с самописной системой». Подробнее о подключении к 1С и CRM — в статье «Интеграция AI-агента с 1С и CRM».

5. Бюджет и рамки: сколько вы готовы потратить и чего ждёте

Называть бюджет подрядчику не стыдно. Без него предложение будет либо раздутым «на всякий случай», либо урезанным настолько, что результата не получится. Достаточно назвать порядок: «до пятисот тысяч на пилот» или «ищем решение в пределах, окупаемость которого видна за год». Из этого видно, под какой объём можно проектировать работу.

Для ориентира: у нас экспресс-аудит стоит 50 000 ₽ и засчитывается в проект, пилот на одном процессе начинается от 200 000 ₽, сопровождение — от 40 000 ₽ в месяц. Итоговая сумма зависит от числа интеграций, объёма потока и требований к данным, поэтому точную смету мы называем только после аудита. Из чего вообще складывается цена, описано в статье «Сколько стоит AI-агент», а на что смотреть в готовом предложении, объясняет разбор сметы «под ключ».

Кроме суммы, зафиксируйте сроки: когда вам нужен первый результат и что считается минимально приемлемым. Часто лучше начать с узкой версии, чем ждать «полный» продукт, об этом материал про MVP AI-агента.

Вопросы, которые стоит задать разработчику

Хороший подрядчик сам задаст вам большую часть вопросов из списка выше. Вам же стоит проверить, как он относится к границам своей ответственности.

1. Как будет измеряться результат? Ждите ответа с конкретной метрикой и способом замера, а не «повысим эффективность».
2. На чём вы будете проверять агента? Правильный ответ: на ваших реальных примерах, а не на придуманных.
3. Что агент делает сам, а что передаёт человеку? Должны быть названы точки согласования и условия передачи.
4. Куда уходят наши данные? Нужны поимённый список передаваемых полей, место обработки и условия хранения журналов.
5. Что останется у нас по окончании проекта? Код, инструкции, настройки, документация, доступы. Можно ли передать сопровождение другому подрядчику.
6. Из чего складываются эксплуатационные расходы? Обращения к модели, серверы, лицензии, сопровождение.
7. Что вы сделаете, если пилот не покажет результата? Честный подрядчик объяснит, как фиксируется итог и что вы не платите за слепое продолжение.

Развёрнутый список для выбора исполнителя и порядок сравнения предложений — в статье «Как выбрать подрядчика по ИИ». Условия договора разобраны в «Договор на внедрение ИИ».

Красные флаги: когда предложение лучше отложить

• Обещание точности «99%» без описания, как она измерена. Число без методики ничего не значит.
• Готовое решение «за три дня», не видевшее ваших данных. Это шаблон, настроенный под другого заказчика. Для простых задач он может подойти, но называть его разработкой под вашу компанию нельзя.
• Нет вопросов о процессе. Если подрядчик не спросил, как вы работаете сейчас и где бывают исключения, он не собирается их учитывать.
• Метрика не названа или называется «довольны ли пользователи». Удовлетворённость измеряют, но не вместо рабочих показателей.
• Всё работает в закрытой среде подрядчика без возможности забрать. Вы окажетесь привязаны к одному исполнителю.
• Не обсуждаются безопасность и данные. Особенно когда агент получает доступ к клиентским данным и деньгам.
• Агент должен «сам принимать все решения». На старте полная автономность в процессах с ценой ошибки почти всегда лишняя, см. «Ответственность за ошибки ИИ».

Если в предложении встретились два-три таких признака, не нужно сразу отказываться, но стоит запросить письменные пояснения. Ответы подрядчика на прямые вопросы быстро показывают, с кем вы имеете дело.

Мини-бриф: готовая структура на одну страницу

Если свести всё вышесказанное в один документ, он получится таким.

Даже частично заполненный бриф сокращает путь до сметы. Если вы не можете ответить на часть вопросов, укажите это: на аудите мы закроем пробелы по реальным выгрузкам. Общая последовательность работ после того, как бриф готов, описана на странице разработки AI-агентов, а упаковка «под ключ» — на странице AI-агенты под ключ.

Заказывайте не «агента», а результат в процессе: время, ошибки, объём. Тогда разработчик сможет предложить решение, а вы — проверить, что оно сработало.